Les documents et les dossiers du personnel universitaire ne se trouvent pas, en règle générale, sous la garde de l’université : telle est la décision arbitrale rendue en octobre dernier dans un litige opposant l’Université d’Ottawa et le syndicat des professeurs.

Ce qui était mis en question, c’était la réponse de l’université à une demande soumise aux termes de la loi ontarienne sur l’accès à l’information.

En novembre 2006, l’université a avisé les membres de son personnel acadé­mi­que qu’ils devaient fournir des copies imprimées ou électroniques de tous les documents en leur possession, y compris les courriels faisant référence à un professeur ou à un étudiant diplômé en particulier, afin que l’université puisse donner suite à une demande d’accès à l’information qu’elle avait reçue.

L’université précisait, dans sa directive, que la demande s’appliquait à « toutes les copies papier et électroniques des documents, dont les courriels, les procès-verbaux des réunions, etc. ». Elle signa­lait également aux membres du person­nel académique qu’elle était en mesure de rechercher dans leurs comptes cour­riels les documents demandés, et elle leur offrait même la possibilité de tirer avantage de ce service.

La loi confère le droit d’ac­cès aux seuls documents dont l’université a la garde ou le contrôle.

L’Association des professeurs de l’Uni­versité d’Ottawa (APUO) a déposé un grief en soutenant que la demande de l’université contrevenait à la convention collective et était contraire aux prati­ques établies.

L’APUO a fait valoir plus particuli­ère­ment que l’université n’avait ni le contrôle ni la garde des documents détenus par le personnel académique et qu’elle n’avait pas le droit de demander que ces documents lui soient remis ni le droit d’y avoir accès. Elle a en plus fait observer que les courriels transmis ou re­çus par la voie de la messagerie électronique de l’université « ne sont pas des documents dont l’université a la garde ou le contrôle ».

Selon l’APUO, la principale exception vise les documents que les membres peuvent avoir relativement à leurs fonctions administratives (à titre de chaires de département, par exemple), mais cette exception ne s’appli­que qu’aux do­cuments portant expressément sur des questions administratives, et non pas aux notes personnelles, courriels ou annotations.

L’arbitre Philip Chodos a fait droit à l’objection de l’APUO, concluant que la directive de l’université allait à l’encontre de la convention collective et qu’elle devait par conséquent être retirée.

Il a convenu que les documents administratifs, telle la correspondance adressée à la direction par les chaires de département au sujet des fonctions administratives, constituaient une exception, « y compris les procès-verbaux des ré­unions et les documents à l’appui des conclusions qui ont été tirées, toujours sous réserve de la protec­tion des “renseignements personnels” au sens où l’entend la loi ontarienne ».

L’arbitre a indiqué également que d’autres types de documents pourraient être considérés à juste titre comme se trouvant sous la garde de l’université, et qu’il demeurait saisi de la question afin de fournir des lignes directrices en la matière.

« Nous nous réjouissons que l’arbitre ait reconnu les sérieuses atteintes qui auraient été portées à la liberté académique et à l’intégrité du travail universitaire s’il avait dû rejeter notre position »,
a déclaré le président de l’APUO, Atef Fahim.

« Le fait qu’il demeure saisi de la question permettra de résoudre tout différend futur sur la gamme restreinte de documents qui pourraient, comme il l’a indi­qué, se trou­ver sous le contrôle ou la garde de l’université. »