Dernièrement, j’ai été invité à rédiger un article pour le nouveau bulletin Réflexions de la Fédération des associations de professeures et professeurs d’université du Nouveau-Brunswick. C’est une invitation que j’ai acceptée avec plaisir. Comme je l’écris dans cet article, les communications internes et externes sont essentielles à toutes les organisations. Et c’est vrai non seulement pour les fédérations provinciales, mais aussi pour les associations locales de personnel académique.

Lorsque nous pensons aux communications, c’est le plus souvent leur aspect externe qui nous vient à l’esprit, c’est-à-dire les liens avec les médias extérieurs officiels que sont les journaux, la radio et la télévision. De toute évidence, les communications externes revêtent de l’importance, tant pour les
activités à caractère permanent (lobbying et amélioration du financement de l’enseignement postsecondaire, par exemple) que pour la compréhension des situations ponctuelles comme les négociations collectives et les grèves, puisqu’il est alors essentiel de faire connaître notre version des faits au grand public, qui se compose entre autres des dirigeants politiques, des gouvernements, du grand public, mais aussi de nos étudiants et de leurs familles, ainsi que de nos collègues.

Toutefois, les communications internes, c’est-à-dire les communications à l’intérieur de nos associations locales, jouent aussi un rôle clé. C’est notamment le cas à certains moments cruciaux, qu’il s’agisse de réagir à des décisions arbitraires ou à l’autoritarisme de l’employeur, de prendre des décisions importantes pendant les négociations ou de recourir à des moyens de pression comme la grève.

En fait, je dirais que les communications régulières (descendantes, ascendantes et horizontales) entre les comités de direction locaux, les membres des comités et l’ensemble des membres doivent occuper une place primordiale dans toutes les associations, et pas seulement en période de crise.

Je parierais qu’un échange d’information plus fréquent et plus efficace contribuerait à résoudre certains problèmes d’ordre organisationnel, comme l’apathie des membres dont on se plaint régulièrement. À mon avis, si nous devions effectuer une analyse statistique de nos diverses associations locales, nous constaterions l’existence d’une corrélation étroite entre l’efficacité des communications internes et le dynamisme et la vitalité des associations. De plus, j’ai déjà parlé dans cette chronique du défi de plus en plus grand que représente le renouvellement de nos associations. Là encore, j’estime qu’une information régulière et stimulante constituerait un excellent moyen d’attirer de nouveaux collègues dans nos associations et de les amener à y jouer un rôle actif.

Qu’en est-il au juste des communications dans les associations locales? En un mot, elles ne se portent pas mal, mais il y a place à l’amélioration, si l’on se fie aux résultats d’un sondage que l’ACPPU a mené en 2004 à ce sujet. Examinons quelques-uns des résultats obtenus.

Sur les 31 associations qui ont participé au sondage, 19 (soit 61 %) ont déclaré publier un bulletin d’information (un coup d’oeil aux 48 liens qui apparaissent sur le site web de l’ACPPU révèle que leur nombre a augmenté depuis à 67 %, bien que les associations ne figurent pas toutes sur cette liste). À quelle fréquence sont publiés ces bulletins? Une association locale a dit publier son bulletin tous les mois, 11 ont dit le publier tous les trois mois (35 %), trois ont dit le faire paraître tous les six mois (environ 10 %), et 14 ont déclaré ne pas avoir de calendrier de publication déterminé (45 %). Par conséquent, près de la moitié des associations ne publient que de façon irrégulière. Dans la majorité des cas, c’est un membre désigné du personnel qui conçoit le bulletin et qui est chargé d’en produire le contenu, ce qui expliquerait pourquoi les très petites associations n’ont pour ainsi dire pas de bulletin ou pourquoi la fréquence de parution y varie.

On observe le même phénomène dans le cas des sites web. La plupart des associations en possèdent un, mais, comme nous le savons, la clé d’un bon site web réside dans sa mise à jour continue. Or, seulement le quart des répondants environ ont déclaré mettre leur site à jour chaque semaine ou chaque mois, alors que la majorité (61 %) le mettent à jour moins souvent. Le sondage a également révélé que la conception du site web et la mise à jour de son contenu relevait le plus souvent d’un membre du personnel.

Deux autres éléments méritent d’être mentionnés. Interrogés sur le nombre de communiqués de presse et de déclarations diffusés directement dans les médias au cours de la dernière année, près de la moitié des participants au sondage ont répondu « aucun »; 26 %, « de un à trois »; et 25 %, « plus de quatre ». Le sondage a aussi révélé que les deux tiers (65 %) des associations locales n’étaient pas dotées d’un comité des communications — fait quelque peu étonnant étant donné l’importance accordée de nos jours aux communications et au réseautage.

Je sais à quel point il est difficile pour de nombreuses associations d’inciter les membres à faire partie des comités de direction, des comités des négociations et des comités du règlement des griefs, sans parler des comités « moins prestigieux » chargés des communications ou des activités sociales (ces derniers étant pourtant aussi très importants pour la vitalité d’une association!). Il peut toutefois s’agir d’un cercle « vertueux » : si l’on fournit rapidement aux membres de meilleurs renseignements sur les activités de leur association et sur les dossiers auxquels elle se consacre quotidiennement, il se peut qu’un plus grand nombre de personnes veuillent passer à l’action et siéger à un comité.

Il est vrai, je le répète, que les choses pourraient être bien pires. Cependant, il ne faut pas oublier le large éventail d’activités et de moyens de communication possibles. Certaines associations possèdent des méthodes de communication exemplaires : bulletins d’information périodiques et accrocheurs, sites web invitants, communiqués de presse fréquents. À l’autre extrême, on trouve des associations dont le site web n’est plus à jour, dont le bulletin paraît de façon irrégulière ou qui n’ont pas encore adopté de stratégies de communication. Bien sûr, la disponibilité des ressources humaines peut entrer en ligne de compte. Mais ne devrait-il pas s’agir d’abord et avant tout d’une question de priorités? À ce sujet, un participant à notre sondage a déclaré ce qui suit : « Notre association est petite, mais elle prend de l’expansion, étant donné qu’elle inclut maintenant les chargés de cours. Elle devrait peut-être produire un bulletin ou se doter d’un site web pour faciliter les communications. »

Quel rôle peut jouer l’ACPPU à cet égard? En premier lieu, elle peut fournir la liste des stations de télévision et de radio, ainsi que des journaux quotidiens, hebdomadaires et communautaires, en plus des médias culturels et alternatifs, aux associations qui veulent obtenir les coordonnées des médias locaux et provinciaux. David Robinson, directeur général associé de l’ACPPU et responsable des communications, sera heureux de fournir à votre association les renseignements et l’aide dont elle pourrait avoir besoin.

L’ACPPU peut également aider à répondre aux besoins en communications à plus long terme grâce à un cours gratuit offert sur place, qui est consacré aux relations avec les médias et qui porte sur tous les aspects de la question : élaboration et mise en oeuvre d’une stratégie de communication efficace, utilisation intégrée des voies de communication, rédaction de communiqués de presse, conseils sur les relations avec les médias, techniques pour faire passer son message pendant une entrevue, choses à faire et à éviter pour la tenue et la mise à jour d’un site web. La demande pour ce cours est assez forte, et les associations qui l’ont suivi l’ont trouvé très utile.

Communiquer est important. Mais la vraie communication, c’est plus qu’un simple échange d’information (bien qu’il s’agisse d’un élément clé). C’est aussi un moyen d’assurer le dynamisme de nos associations et la solidarité de nos membres.