Même s’il est depuis longtemps courant dans les universités canadiennes que les membres du personnel académique conservent et contrôlent leurs propres fichiers et dossiers, la tradition s’est récemment heurtée à une série de cas de demandes d’accès à l’information.

L’ACPPU a donc invité ses associations membres à demeurer vigilantes par rapport à toute demande reçue par les membres du personnel académique, qu’il s’agisse d’une demande d’accès à l’information ou de toute autre nature, qui les obli­­gerait à autoriser l’université à ob­tenir l’accès à leurs documents, courriels ou dossiers.

Dans une note longue de neuf pages, le directeur général de l’ACPPU, James Turk, explique pourquoi il est fondamental pour la liberté académique que les membres du corps universitaire aient la garde et le contrôle de leurs propres fichiers et dossiers.

La note transmise le mois dernier à toutes les associations membres indique que « c’est pour cette raison que dans les universités canadiennes, ce sont, à quelques exceptions près, les universitaires eux-mêmes, et non les universités, qui ont toujours conservé et contrôlé documents et dossiers dans leurs bureaux, sur copie papier ou en version électronique. Dans certains cas, cette pratique a été enchâssée dans les statuts des universités. »

Ces exceptions, de l’avis de l’ACPPU, se limitent aux documents qu’un membre du personnel académique a reçus ou produits dans l’exercice d’une fonction administrative pour le compte de l’université, en agissant, par exemple, à titre de chef de département, de secrétaire d’études supérieures ou de membre d’un comité d’université, de faculté ou de département. Là encore, seuls les dossiers portant directement sur ces fonctions administratives seraient conservés ou contrôlés par l’université. Les courriels qu’un chef adresserait à des collègues, mais non en sa qualité de chef, ne seraient pas sous la garde ou le contrôle de l’université.

Pour illustrer la pratique établie jusqu’à présent, M. Turk a de­man­dé à ses collègues d’imaginer le scé­nario suivant : « Vous entrez dans votre bureau et y trouvez le doyen en train de fouiller dans votre classeur ou de lire vos courriels. Vous seriez outrés, à juste titre, car vos fichiers et dossiers sont vos fichiers et dos­siers, pas ceux de l’université. »

« De même, poursuit-t-il, si vous prenez votre retraite ou que vous acceptez un poste dans une autre université, il n’est pas coutumier de laisser tous vos dossiers, notes et fichiers (n’emportant que vos photos de famille et votre tasse à café) comme le veut l’usage dans la plupart des lieux de travail où l’on re­met à la personne qui part une caisse dans laquelle ranger ses effets personnels. »

Selon M. Turk, le fait que des documents électroniques soient stockés sur un serveur de l’université ne confère pas à la direction de celle-ci plus de droits qu’elle ne détient sur les documents sur support papier rangés dans un classeur appartenant à l’université dans un bâtiment appartenant à l’université où sont aménagés les bureaux des membres du personnel.

« Les lois sur l’accès à l’information ne multiplient ni ne modifient le type de documents placés sous la garde ou le contrôle d’un établissement, pas plus qu’elle ne défi­nissent la “garde” ou le “contrôle” », souligne M. Turk.

« Dans chaque secteur, l’usage en cours devient l’assise qui permet de déterminer ce qui est gardé ou contrôlé par quelque établissement que ce soit et ce qui ne l’est pas, définissant ainsi ce qui est assujetti aux lois sur l’accès à l’information. »