V.M. de Toronto écrit :

L’avocat de l’université a communiqué avec moi au sujet d’une demande d’accès à l’information. L’université veut que je rassemble et que je lui remette l’ensemble de mes notes, courriels et messages vocaux relatifs à un cours que j’ai donné l’an dernier. Dois-je le faire?

David Robinson, directeur général de l'ACPPU, répond :

Les lois provinciales sur l’accès à l’information (ou la liberté d’information) stipulent que les documents placés sous « la garde ou le contrôle » d’un établissement public doivent être accessibles, sous réserve de certaines exceptions ou exemptions.

Selon une pratique établie dans les uni­versités et collèges et faisant suite à des enjeux liés à la liberté académique, les établis­sements n’ont pas la garde et le contrôle de la plupart des documents créés par le personnel académique de sorte que ceux-ci ne sont pas assujettis aux lois sur l’accès à l’information.

En règle générale, si les documents demandés font partie intégrante de vos acti­vités habituelles d’enseignement, de re­cherche et de service à la communauté, ils ne sont pas sous la garde ou le contrôle de l’université et celle-ci n’a pas le droit de vous les exiger.

Par contre, les documents que vous auriez créés ou reçus dans l’exercice de fonctions administratives pour l’université, ou la correspondance officielle entre un administrateur de l’université et vous seraient considérés comme étant sous la garde et le contrôle de l’université.

La pratique de longue date selon laquelle le personnel académique a la garde et le contrôle des documents qu’il crée et reçoit est un élément essentiel de la protection de la liberté académique. Elle vous affranchit de la surveillance administrative inappropriée que l’on trouve malheureusement dans les milieux de travail où la liberté académique n’existe pas. Il y a atteinte à cette pratique établie quand, par méprise ou par acte délibéré, les universités peuvent avoir recours à des demandes d’accès afin d’outrepasser la garde et le contrôle qui vous incombent à l’endroit de vos documents.

C’est une question complexe, mais je conseille à tous les membres du personnel académique qui recevraient de leur direction une demande d’accès à des documents de consulter leur association de personnel académique et l’ACPPU avant de s’y conformer ou non.

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