1 Statut et rôle
(a) Le Comité des bibliothécaires et des archivistes est un comité permanent du Conseil.
(b) Le comité a pour principale responsabilité de représenter les intérêts des bibliothécaires et des archivistes au Conseil et auprès de l’ensemble des membres de l’ACPPU.
(c) Le comité est chargé de faire des recommandations au Conseil sur des questions qu’il juge utiles.
(d) Le comité défend les intérêts des bibliothécaires et des archivistes académiques et veille au bien être de leur profession.
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Composition
(a) Le comité se compose d’au moins huit membres, y compris la personne qui en assume la présidence.
(b) En règle générale, les membres siègent au comité pendant trois ans et leur mandat n'est renouvelable qu'une seule fois. Les mandats se chevauchent de telle sorte qu'un tiers environ des membres est remplacé chaque année. S'il faut modifier le mandat normal pour assurer la continuité de la rotation, le comité fait les recommandations appropriées au Conseil à l’assemblée du printemps.
(c) Le mandat du président ou de la présidente du comité est normalement de deux ans.
(d) Le président ou la présidente est membre d’office du comité. Le directeur général ou la directrice générale s'ajoute au comité comme membre d’office n’ayant pas droit de vote. Le directeur général ou la directrice générale désigne le personnel qui assurera le soutien au comité.
(e) En outre, la Fédération québécoise des professeures et professeurs d’université peut déléguer un représentant ou une représentante qui jouit des droits prévus dans le protocole de coopération de l’ACPPU et de la FQPPU.
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Fonctions
(a) Conseiller le Conseil, le Comité de direction et les autres comités de l’ACPPU sur les politiques de l’ACPPU dans tous les domaines concernant les bibliothécaires et les archivistes académiques.
(b) Proposer des politiques, des lignes directrices et des documents d’information concernant les bibliothécaires et les archivistes et leur profession, de concert avec d'autres comités le cas échéant.
(c) Examiner et commenter les politiques proposées par d’autres sources de l’ACPPU compte tenu des préoccupations des bibliothécaires et des archivistes.
(d) Collaborer avec le personnel de l’ACPPU à l’organisation de conférences, d’ateliers ou d’autres modes de formation liés aux bibliothécaires et aux archivistes académiques et à leur profession.
(e) Examiner les sources de financement publiques et autres des bibliothèques et des archives d'université ainsi que les modalités fiscales qui touchent les bibliothécaires et les archivistes, et en faire rapport.
(f) Encourager et faciliter les échanges d’informations et d’expériences concernant les bibliothécaires et les archivistes académiques membres de l’ACPPU et d’autres organismes.
(g) Surveiller les pratiques discriminatoires touchant les bibliothécaires et les archivistes académiques et en faire rapport.
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Sélection des membres du comité
(a) Les postes vacants au Comité des bibliothécaires et des archivistes sont annoncés dans le Bulletin de l’ACPPU et directement par la poste aux associations ou aux syndicats locaux et provinciaux avant le 30 novembre. Le président, le vice-président, le président sortant et le directeur général assurent le suivi du courrier direct auprès des associations membres en vue de dresser la liste la plus complète possible des membres potentiels du comité.
(b) Le président, le vice-président, le président sortant et le directeur général examinent la liste complète des membres potentiels du comité et recommandent des candidats potentiels au Comité de direction de sorte que le comité soit doté des compétences requises pour remplir ses fonctions (voir l’article 3) et qu’il reflète, dans la mesure du possible, la diversité de l’ACPPU selon des critères géographiques et linguistiques, selon la taille de l’établissement d’enseignement, selon le sexe et l’équité. Les motifs invoqués pour la sélection de chaque membre sont présentés au Comité de direction avec la liste des noms. Les candidats inscrits sur la liste finale approuvée par le Comité de direction sont pressentis pour faire partie du comité et sont informés que leur nomination doit être ratifiée par le Conseil de l’ACPPU. Lorsqu’un des candidats se désiste, le Comité de direction est invité à nommer un remplaçant, qui sera pressenti à son tour.
(c) La liste finale des membres du comité est soumise à la ratification du Conseil de l’ACPPU, lors de son assemblée du printemps. Dans le cas où le Conseil refuse de ratifier une ou plusieurs candidatures, l’affaire est renvoyée au Comité de direction, qui soumettra une liste révisée lors de la même assemblée du Conseil.
(d) Lorsqu'un siège du comité devient temporairement vacant, le Comité de direction choisit un remplaçant après avoir consulté les associations membres et recommande que la candidature du remplaçant soit ratifiée lors de la prochaine assemblée du Conseil. Le remplaçant occupe le siège pour le reste de la vacance.
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Méthode de mise en candidature et d’élection à la présidence
(a) La personne qui assume la présidence a normalement siégé au moins un an au comité. Elle respecte le mandat précisé au paragraphe 2(c).
(b) Le président ou la présidente du comité est élu par le Conseil de l’ACPPU. Les mises en candidature sont présentées au plus tard le 1er mars de l’année où le mandat du titulaire expire. Lorsque le poste à la présidence devient vacant de quelque façon que ce soit, le Conseil y pourvoit en élisant un successeur. Toute personne ainsi élue occupe le poste pour la durée restante du mandat dont il est question.
(c) L'élection à la présidence se tient avant que le Conseil ne ratifie la candidature des membres du comité.
(d) Lorsque le poste à la présidence est vacant, le président ou la présidente convoque la réunion. Le premier point à l’ordre du jour est l’élection d'une personne qui assumera par intérim la présidence parmi les membres présents. Le président ou la présidente préside cette réunion pour ce point seulement.
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Fonctionnement
(a) Le comité se réunit normalement deux fois par an. Des dispositions seront prises pour la tenue de réunions supplémentaires par téléconférence ou en personne, selon les besoins.
(b) Le comité peut confier, à sa discrétion, au président ou à la présidente ou bien aux sous-comités appropriés, des tâches spéciales dont ils devront ensuite rendre compte au comité pour ratifier certaines politiques ou mesures visées, avant que celles-ci ne soient soumises au Comité de direction et au Conseil de l’ACPPU.
(c) La présence de 50 % des membres votants aux réunions du comité constitue un quorum.
(d) Le comité doit être conscient des conflits d'intérêts et des réactions de parti pris qui peuvent surgir et en tenir compte. Un membre du comité qui perçoit un facteur de conflit d'intérêts ou de parti pris chez lui-même ou chez un autre membre, que ce soit en raison d’un engagement personnel ou du fait de la participation de l’association locale ou provinciale dont il fait partie, en saisit le comité. La question est discutée puis résolue par les autres membres du comité, qui peuvent indiquer au membre de se retirer, imposer des limites à ses activités ou conclure qu’aucune mesure n’a lieu d’être prise.
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Obligation de rendre compte
(a) Le comité rend compte régulièrement au Comité de direction et au Conseil par l’entremise de son président ou de sa présidente.
(b) Le comité rédige un rapport qu’il présente au Conseil lors de son assemblée du printemps.
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Statut des administrateurs académiques membres d'un comité permanent de l’ACPPU
Si un membre d'un comité permanent accepte un poste, temporaire ou permanent, de cadre supérieur à titre, notamment, de recteur, vice-recteur, conseiller du recteur, doyen, doyen associé, vice-doyen, ou dans le cas d’une association de personnel académique ayant entériné une convention collective, un poste administratif qui l’exclut de l’unité de négociation, le membre doit en aviser le Comité des élections et des résolutions. Après avoir consulté l’association de personnel académique dont il est membre et le comité permanent auquel il siège, le Comité des élections et des résolutions rend compte de la situation au Conseil, qui détermine s’il y a lieu de remplacer la personne en cause. On a alors recours aux méthodes habituelles de sélection des membres des comités permanents.
Approuvé par le Conseil, avril 2013.