Les établissements postsecondaires doivent se conformer aux lois et aux principes régissant la protection de la vie privée lorsqu’ils recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements relatifs à leurs employés. Les membres du personnel académique jouissent de droits étendus en ce qui concerne la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par l’employeur, y compris les renseignements utilisés dans la prise de décisions professionnelles. L’employeur et l’association du personnel académique négocient une entente sur le contenu et l’utilisation des dossiers personnels servant à la prise de décisions relatives à la carrière des membres du personnel académique. Cette entente devrait comprendre les points suivants :

1. Il faudrait préciser l’endroit où les dossiers sont conservés. Il faudrait permettre l’accès à la consultation d’un dossier seulement pour toutes les décisions relatives au statut académique des membres du personnel académique.

2. Les systèmes informatiques des établissements postsecondaires sont susceptibles de contenir des renseignements supplémentaires sur la liste de paie, les régimes de retraite et les avantages sociaux. Il importe d’assurer la sécurité de ces dossiers et de les mettre à l’abri des pirates informatiques et autres utilisateurs non autorisés. En raison des risques élevés d’atteinte à la sécurité et de violation de la vie privée et des risques associés à la collecte de données par les prestataires de services, les établissements devraient interdire l’externalisation des services de technologie de l’information et le recours à l’infonuagique pour le traitement ou le stockage de quelques données que ce soit, y compris les renseignements personnels.

3. Les renseignements contenus dans les dossiers personnels sont confidentiels et seules les personnes autorisées peuvent les consulter sur justification. Une personne ou un comité qui, en application de la convention collective, peut avoir accès aux renseignements contenus dans les dossiers personnels est lié par les règles habituelles de confidentialité.

4. Les membres du personnel académique et leur représentant dûment nommé ont le droit d’examiner tous les documents classés dans leur dossier et d’en obtenir des copies. Les représentants dûment nommés de l’association du personnel académique ont accès aux renseignements contenus dans les dossiers personnels pour l’administration de la convention collective ou du guide des membres du personnel académique.

5. Les membres du personnel académique ont le droit d’examiner et de corriger les erreurs relevées dans leurs dossiers et d’y ajouter des documents pertinents. Les documents périmés ou non pertinents sont retirés.

6. Aucun document anonyme n’est conservé dans le dossier. Les exceptions, telles des statistiques autorisées venant de sondages d’étudiants ou d’enquêtes statistiques globales approuvées par l’association du personnel académique, sont négociées et assujetties à une entente entre les parties.

7. Les plaintes ou les allégations pouvant découler de l’imposition de mesures disciplinaires sont traitées en temps utile. Si le doyen ou l’autorité désignée choisit de ne pas enquêter, toutes les plaintes ou les allégations sont alors retirées du dossier. Si le doyen ou l’autorité désignée entreprend une enquête qui ne se conclut pas par une sanction disciplinaire, tous les documents afférents à l’enquête et les plaintes ou les allégations sur lesquelles elle se fondait sont retirées du dossier. Si une mesure disciplinaire est imposée à la suite de l’enquête, les documents afférents et les plaintes ou les allégations sur lesquelles elle se fondait sont retirées du dossier après une période suffisante pendant laquelle aucune autre sanction n’a été imposée.

8. La personne ou le comité tenu de formuler des recommandations ou de prendre une décision relative au renouvellement d’un contrat, à la permanence, à une promotion ou à une mesure disciplinaire a accès aux renseignements pertinents contenus dans le dossier personnel et se fonde sur ces renseignements pour formuler ses recommandations ou prendre une décision. Une diligence raisonnable est exercée pour assurer la protection de l’identité des personnes ayant fourni des renseignements sous le sceau du secret. Il est entendu que le dossier est divulgué en entier si l’affaire fait l’objet d’un grief ou est amenée à l’arbitrage.

9. L’entente garantit que le contenu du dossier ne peut être mis à la disposition de tiers, sauf dans les cas suivants :

a)  les procédures de règlement de griefs et d’arbitrage;

b)  à la demande de la personne;

c)  sous réserve de la loi et conformément à toutes les lois régissant la protection de la vie privée.