Le processus d’embauche du personnel académique est d’une importance capitale pour un établissement d’enseignement postsecondaire. La prise de décisions de nomination éclairées repose sur la mise en place d’un système d’évaluation et de contrôle par les pairs qui doit être compatible avec des pratiques d’embauche équitables et des politiques d’équité en matière d’emploi et de canadianisation. Le processus d’embauche assorti d’une stratégie efficace de recrutement et d’une évaluation juste et transparente des candidats et candidates veillera à ce que les personnes retenues possèdent les qualités conformes aux besoins de l’établissement.

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La taille et le renouvellement des effectifs de l’établissement de même que la création des nouveaux postes devraient être visés par les dispositions de la convention collective conclue avec l’association de personnel académique.

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Chaque fois qu’un poste devient vacant à la suite d’un départ à la retraite, d’une démission ou de tout autre type de cessation d’emploi, le département responsable en informe le doyen ou l’administrateur compétent de l’établissement et lui expose les qualités et fonctions précises attendues du titulaire du poste à pourvoir. Le doyen ou l’administrateur compétent ne peut refuser de doter le poste vacant que si une telle décision s’appuie sur des motifs académiques ou financiers valables. Les départements ou unités d’enseignement équivalentes ont le droit et la responsabilité de s’occuper de la planification stratégique, ce qui implique d’adresser au doyen ou à un autre administrateur compétent des recommandations sur la manière de doter de nouveaux postes compte tenu des effectifs étudiants, des programmes de recherche, des nouvelles initiatives de l’établissement et de la nécessité de préserver l’intégrité du programme d’études.

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Lorsque le département ou l’unité d’enseignement concerné est autorisé à procéder à la dotation d’un poste vacant ou à pourvoir un nouveau poste, le département ou son comité de recrutement, selon ce que prévoit la convention collective ou le protocole d’entente, lance d’abord le processus à l’interne en informant le personnel académique de l’établissement du poste à pourvoir. Le département ou son comité de recrutement ne doit chercher à recruter des candidats et candidates de l’extérieur que si le processus de dotation à l’interne déclaré terminé n’a pas permis de trouver un candidat qualifié qui soit un citoyen canadien ou un résident permanent.

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Les offres d’emploi concernant le personnel académique expliquent en termes clairs la nature et les responsabilités associées aux postes et les qualités minimales requises, y compris les domaines de compétence préférés. Les offres d’emploi doivent être conforme aux clauses pertinentes de la convention collective ou du guide du personnel académique, y compris les politiques d’équité en matière d’emploi.

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Les offres d’emploi devraient paraître en temps opportun dans le Bulletin de l’ACPPU et/ou sur le site web de cette association ainsi que dans d’autres publications pertinentes. Il ne faut pas ménager les efforts pour s’assurer que les offres d’emploi rejoignent tous les candidats et candidates possibles.

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L’unité d’enseignement dont relève le poste vacant devrait évaluer les candidats et candidates, de préférence par l’entremise d’un comité de recrutement représentatif. Pour garantir l’équité, un observateur externe devrait évaluer le processus et en faire rapport par écrit au comité de recrutement ainsi qu’à l’administrateur supérieur compétent.

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Il appartient à l’employeur de distribuer une copie de la convention collective ou du guide du personnel académique à tous les candidats et candidates convoqués à une entrevue. Ceux-ci devraient être invités à communiquer avec l’association du personnel académique pour connaître leurs droits et obligations tout au long du processus de recrutement et après qu’ils auront accepté un poste. L’association du personnel académique devrait mettre au point une trousse d’information mettant en évidence les renseignements pertinents pour les personnes qui envisagent d’accepter un poste.

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Les entrevues devraient servir à évaluer en profondeur les candidats et candidates en fonction de tous les aspects du poste, notamment les activités d’enseignement, de recherche et de service. Tous les membres de l’unité d’enseignement et les administrateurs compétents de l’établissement devraient participer aux entrevues.

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L’évaluation et le classement des candidats et candidates doivent être conformes aux critères énumérés dans l’offre d’emploi. Dans le cas où le recrutement se fait à l’extérieur de l’établissement, il doit être démontré clairement que les candidats et candidates recommandés sont mieux qualifiés que le meilleur candidat qualifié à l’interne.

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Le comité de recrutement soumet sa recommandation à l’administrateur ou au comité administratif compétent. En général, il s’agit du doyen ou de son équivalent. Le processus d’approbation administratif doit garantir à toutes les étapes que la recommandation est conforme à l’offre d’emploi et que les politiques internes, dont celle sur l’équité en matière d’emploi, sont respectées tout au long du processus, et doit fournir une évaluation supplémentaire du candidat ou de la candidate recommandé pour le poste. Des recommandations peuvent être mises en question ou rejetées pendant l’examen administratif. Cependant, le processus ne peut pas permettre de proposer d’autres candidats ou des critères d’embauche différents ni de modifier sensiblement la nature du poste. Si une recommandation est rejetée, il faut fournir des motifs écrits et solliciter une nouvelle recommandation.

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Le poste à pourvoir doit être offert aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qui sont jugés qualifiés avant d’être offert à une candidate ou à un candidat étranger. Jusqu’à ce que l’on décide qu’aucun candidat canadien ou résident permanent n’est qualifié, les comités de recrutement n’examinent aucun dossier autre que ceux des candidats canadiens ou résidents permanents. Chaque université ou collège met sur pied un comité d'examen des nominations dont les membres sont nommés conjointement par l’association de personnel académique et la direction de l’établissement. Ce comité, formé en grande majorité de membres du personnel académique, est chargé de conseiller le président au sujet de toutes les nominations, de déterminer si chaque poste à pourvoir a été suffisamment annoncé au Canada, si les qualités requises indiquées étaient raisonnables, si les procédures de sélection étaient équitables et si les efforts suffisants ont été faits en vue de recruter des Canadiennes et Canadiens et des résidents permanents.

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Toutes les offres de nomination indiquent le rang et le salaire à l’embauche, la première date d’une augmentation salariale, l’unité d’enseignement à laquelle la personne retenue sera affectée, la date d’entrée en fonctions et la date de cessation d’emploi (le cas échéant) ainsi que toutes les modalités supplémentaires utiles, entre autres les variations de salaire et de rang si le candidat ou la candidate termine un grade.