Information préliminaire

Il arrive parfois que le Conseil de l'ACPPU ou l'un de ses comités juge désirable de confier certains projets à un professionnel ou groupe de professionnels de l'extérieur. En temps normal, tous les travaux entrepris par l'ACPPU sont affectés au poste budgétaire approprié et sont administrés par le directeur général qui relève du Comité de direction. Lorsque le Conseil ou un comité requiert l'exécution d'un projet particulier que le personnel de l'ACPPU ne peut réaliser et que ne couvre pas le budget de l'ACPPU approuvé par le Conseil, les lignes directrices suivantes s'appliquent.

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Contrat à fournisseur unique

(a) Le Comité de direction est autorisé à verser des honoraires ne dépassant pas 7 500 $ pour des projets particuliers de moindre envergure. Le Comité de direction peut adjuger ce genre de contrats à des particuliers ou à des entreprises sans faire d'appel d'offres s'il estime que les personnes et les entreprises en question possèdent une expertise particulière pour exécuter le projet. Le cas échéant, le Comité de direction explique dans le contrat pourquoi il est accordé à un fournisseur unique. Subsidiairement, le Comité de direction peut décider d'aller en appel d'offres en recourant à n'importe quel procédé qu'il juge approprié.

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Demandes de proposition

(a) Si le projet exige les services de spécialistes dont le coût est supérieur à 7 500 $, le Comité de direction sollicite des propositions de la part de tiers qui peuvent posséder l'expertise pertinente pour le projet. Le Comité de direction décrit la nature du projet ainsi que les qualifications et l'expertise nécessaires à la bonne exécution du projet.

(b) La demande de proposition précisera la nature et l'envergure du projet ainsi que l'échéancier pour l'exécution de chaque tâche. Elle invitera les parties intéressées à fournir un curriculum vitae, le nom de trois références, une brève description des méthodes qui seront utilisées pour la réalisation du projet et un calendrier des paiements.

(c) Les demandes de propositions seront annoncées par le moyen que le Comité de direction jugera approprié. L'annonce des demandes de proposition doit contenir une date limite de réception de toutes les soumissions au secrétariat de l'ACPPU à Ottawa.

(d) Un sous-comité du Comité de direction sera chargé de classer les demandes de propositions reçues à la date limite annoncée. Le classement des demandes se fonde sur des critères que le sous-comité a déterminés et que le Comité de direction a approuvés avant l'examen des demandes.

(e) Le sous-comité recommande au Comité de direction d'attribuer le projet en fonction des demandes de proposition qu'il a classées mais il pourra aussi lui recommander de ne pas donner suite au projet. Bien que les coûts afférents au projet soient une question importante dont il faut tenir compte, il n'est pas nécessaire d'accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. Il reviendra au Comité de direction d'attribuer le projet.

(f) Si aucune soumission (ou offre écrite) n'est reçue, le sous-comité pourra faire appel à des personnes compétentes pour mener le projet, sous réserve de l'approbation du Comité de direction.