L’ACPPU rembourse aux associations de personnel académique les frais de déplacement d’un délégué pour assister aux assemblées du Conseil. Les frais remboursables comprennent le déplacement aller-retour par avion, train, autobus ou automobile entre la ville d’origine et Ottawa. Les correspondances faites en taxi ou en autobus du domicile à l’aéroport, à la gare ou au terminus ou de cet endroit au lieu de l’assemblée du Conseil ne sont pas remboursées.

Les délégués doivent utiliser des compagnies aériennes syndiquées et loger dans des hôtels syndiqués, sauf si aucune autre option n'est possible.

1.1 Avion

Les billets d’avion doivent être réservés par l’entremise de l’agence de voyage de l’ACPPU, W.E. Travel Services Ltd. Les frais sont directement portés au compte de l’ACPPU et payés par celle-ci. Les délégués doivent assumer tous les coûts des modifications qu’ils apportent à leur réservation, sauf en cas d’urgence et sous réserve de l’approbation du directeur général.

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu’un délégué se déplace à la fois pour participer à l’assemblée du Conseil et s’occuper d’affaires universitaires, et avec l’accord préalable de l’ACPPU, les billets d’avion (ou une portion calculée au prorata) sont remboursés à l’association.

1.2 Train ou autobus

Les délégués s’occupent de faire leurs réservations de train ou d’autobus et soumettent à l’ACPPU leur demande de remboursement par l’intermédiaire de l’association.

1.3 Automobile

Par l’intermédiaire de l’association, l’ACPPU rembourse les délégués qui utilisent leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage approuvé. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de l’assemblée.

1.4 Assurance accidents de voyage

L’ACPPU souscrit une assurance générale contre les accidents de voyage, qui protège les personnes devant se déplacer pour les affaires de l’ACPPU, jusqu’à concurrence de 100 000 $ par personne et par sinistre, selon l’importance de la réclamation.

1.5 Annulation de voyage

Les modalités ci-après s’appliquent dans le cas où un délégué, qui a fait ses réservations d’avion par l’intermédiaire de l’agence de voyage de l’ACPPU, ne peut, le moment venu, assister à l’assemblée du Conseil :

a)    Lorsque survient (1) une urgence médicale pour laquelle le délégué ou un membre de sa famille immédiate nécessite les soins d’un médecin ou une hospitalisation, ou (2) le décès d’un membre de la famille immédiate, l’ACPPU assume le coût des billets à la réception d’une lettre du médecin ou de l’hôpital;

b)    Lorsque le délégué doit rentrer chez lui hâtivement pour l’un des motifs mentionnés au paragraphe 1.5 (a) ci-dessus et doit, pour cela, modifier son itinéraire de voyage, l’ACPPU assume le coût de la modification du tarif si le changement d’itinéraire est effectué par l’intermédiaire de son agence de voyage.

c)    Dans le cas d’une annulation ou d’un changement d’itinéraire pour un autre motif (p. ex. les nécessités du travail ou des raisons personnelles), l’ACPPU facture à l’association le coût des billets.

2.0 Hébergement et indemnités quotidiennes

L’ACPPU prend en charge le coût de la chambre d’hôtel et des indemnités quotidiennes au taux approuvé pour chaque délégué et pour chaque journée de l’activité, sous réserve des conditions suivantes : a)    Pour une assemblée du Conseil commençant le jeudi et se terminant le dimanche à midi, au plus quatre soirs d’hébergement et quatre jours d’indemnités quotidiennes.

b)    Pour une assemblée du Conseil commençant le vendredi et se terminant le dimanche à midi, au plus trois soirs d’hébergement et trois jours d’indemnités quotidiennes.

c)   Le coût total de l’hébergement et des indemnités quotidiennes pour le nombre de jours de présence à l’assemblée est réduit de 1 $ par membre et par jour, en fonction du nombre de membres pour lesquels l’association de personnel académique a payé au cours du mois précédant l’assemblée du Conseil.

3.0 Garde des personnes à charge

Les délégués peuvent demander le remboursement des frais qu’ils doivent engager pour assurer, à leur place, la garde des personnes à charge qui dépendent principalement d’eux pour leurs soins personnels, jusqu’à concurrence du nombre de jours indiqué dans la section 2.0 ci-dessus. Les personnes désirant recourir à de tels services de garde doivent en informer le secrétariat de l’ACPPU au moins deux semaines avant le début de l’activité et fournir une estimation des frais à engager au moyen du formulaire de réclamation des dépenses associées aux assemblées, réunions ou ateliers.