L'ACPPU rembourse aux membres élus des comités de l’ACPPU les frais de déplacement et d’hébergement engagés pour assister aux réunions des comités. Les frais remboursables comprennent le déplacement aller-retour par avion, train, autobus ou automobile entre la ville d'origine et le lieu de la réunion, les correspondances faites en taxi ou en autobus du domicile à l'aéroport, à la gare ou au terminus ou de cet endroit au lieu de la réunion, l’hébergement à l’hôtel ainsi qu’une indemnité quotidienne pour chaque jour de la durée de la réunion.

Les membres qui voyagent dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’ACPPU doivent utiliser des transporteurs aériens syndiqués et loger dans des hôtels syndiqués, sauf si aucune autre option n’est possible

1.1 Avion

Les billets d'avion doivent être réservés par l’entremise de l’agence de voyage de l'ACPPU, W.E. Travel Services Ltd, à Ottawa (1-888-676-7747) ou à Vancouver (1-800-663-4703). Les frais sont directement portés au compte de l’ACPPU et payés par celle-ci. Les membres doivent assumer tous les coûts des modifications qu’ils apportent à leur réservation, sauf en cas d’urgence et sous réserve de l’approbation du directeur général.

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu’un membre d’un comité se déplace à la fois pour participer à une réunion de l’ACPPU et s’occuper d’affaires universitaires, et avec l’accord préalable de l'ACPPU, les billets d'avion peuvent être payés par l’entremise de l’université, et le remboursement d’une portion calculée au prorata peut être réclamé auprès de l’ACPPU.

1.2 Train ou autobus

Les membres des comités s'occupent de faire leurs réservations de train ou d’autobus et soumettent leur demande de remboursement à l'ACPPU.

1.3 Automobile

L'ACPPU rembourse les membres des comités qui utilisent leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage approuvé. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de la réunion.

1.4 Assurance accidents de voyage

L'ACPPU souscrit une assurance générale contre les accidents de voyage, qui protège les personnes devant se déplacer pour les affaires de l'ACPPU, jusqu'à concurrence de 100 000 $ par personne et par sinistre, selon l’importance de la réclamation.

2.0 Hébergement à l’hôtel

Le/la secrétaire de chaque comité s’occupe de faire les réservations d’hôtel pour les membres qui assistent aux réunions du comité. Dans le cas où il vous faut modifier ou annuler vos réservations, vous devez communiquer avec le/la secrétaire de votre comité ou, s’il vous est impossible de joindre cette personne, avec l’hôtel directement pour annuler les réservations.

Tous les frais d’hébergement à l’hôtel sont centralisés et payés directement par l’ACPPU. Au moment de régler la note, le membre du comité doit acquitter les frais accessoires et les frais divers tels que le service à l’étage, le blanchissage, les films et les appels téléphoniques. Le cas échéant, l’ACPPU rembourse au membre les frais d’accès à Internet facturés par l’hôtel.

Si, lorsque vous assistez à une réunion de comité, vous logez chez des parents ou des amis, l’ACPPU vous rembourse jusqu’à la moitié du tarif applicable de la chambre d’hôtel pour chaque jour de la durée de la réunion.

3.0 Indemnités quotidiennes

L’ACPPU rembourse le coût des repas et des frais accessoires au taux quotidien approuvé. Ce taux couvre le petit déjeuner, le déjeuner, le dîner et les frais accessoires.

4.0 Garde des personnes à charge

Les membres des comités peuvent demander le remboursement des frais qu’ils doivent engager pour assurer, à leur place, la garde des personnes à charge qui dépendent principalement d’eux pour leurs soins personnels. Les personnes désirant recourir à de tels services de garde doivent en informer le secrétariat de l’ACPPU au moins deux semaines avant le début de l’activité et fournir une estimation des frais à engager au moyen du formulaire de réclamation des dépenses associées aux assemblées, réunions ou ateliers.

5.0 Demande de remboursement

Toutes les demandes de remboursement doivent être faites au moyen du formulaire accessible en ligne sur le site www.acppu.com, sous la rubrique Réunions et événements/Demande de remboursement. Veuillez soumettre votre demande le plus tôt possible après la tenue de la réunion, à l’attention de Deborah Belsher, agente des finances de l’ACPPU.

Il est à noter que, même si vous devez réserver vos billets d’avion directement auprès de l’agence de voyage de l’ACPPU, vous devez quand même inscrire le coût du transport aérien sur le formulaire de demande et puis déduire ce montant au bas du formulaire sous BILLET PAYÉ D’AVANCE. Cette opération permettra au personnel de comptabilité de retracer les dépenses relatives à une réunion particulièr.